Trong thời kỳ đầy biến động do đại dịch, thay đổi là điều không thể tránh khỏi nếu bạn muốn tiếp tục duy trì hoạt động. Những giám đốc tài chính (CFO) thành công sẽ là những người có khả năng thích nghi và liên tục đổi mới. Hiện tại, việc mở rộng con đường phía trước bằng cách tăng cường giám sát chi phí và thắt chặt chi tiêu là những cách dễ dàng và nhanh nhất để điều chỉnh lại tổ chức.

Dưới đây là 5 hành động mà các CFO có thể thực hiện để quản lý chi tiêu ngay trong tình hình kinh tế suy thoái và biến động.

1. Xác định các rò rỉ tiềm ẩn và thắt chặt lại quản lý

Đã đến lúc các CFO bắt đầu liên kết chặt chẽ giữa bộ phận tài chính với các bộ phận khác, để hiểu những gì mọi người đang yêu cầu, chi tiêu đang đi đâu và chi tiêu được phê duyệt như thế nào. Mỗi đơn vị tiền tiết kiệm sẽ được tối đa hóa giá trị vì chúng có thể tái đầu tư vào các chương trình để tăng doanh thu.

Mục tiêu của việc kiểm soát quản lý chi tiêu này là để xác định tất cả các rò rỉ tiềm năng trong kinh doanh và xác định các lĩnh vực chiếm nhiều tài nguyên, nguồn lực và vốn.

Dưới đây là những câu hỏi CFO có thể tự hỏi mình để bắt đầu kiểm soát các quy trình quản lý chi tiêu:

• Các khoản chi hàng năm của công ty dùng vào việc gì?

• Ai chịu trách nhiệm cuối cùng cho những chi tiêu này?

• Ai đang phê duyệt các chi tiêu nào?

• Chính sách chi tiêu của công ty là gì? Công ty có cần phải xem xét lại điều này không?

• Khi các bộ phận yêu cầu hàng hóa và dịch vụ để thực hiện công việc của họ thì có phải qua bất kỳ khâu kiểm duyệt nào không?

• Làm thế nào để có thể đơn giản hóa quy trình mua hàng – thanh toán (procure-to-pay) trong thời kỳ suy thoái?

Hiện tại, việc mở rộng con đường phía trước bằng cách tăng cường giám sát chi phí và thắt chặt chi tiêu là những cách dễ dàng và nhanh nhất để điều chỉnh lại tổ chức.

2. Nâng cao hiệu quả hoạt động để cải thiện chi tiêu trong điều kiện làm việc mới

Bộ phận kế toán và bộ phận vận hành hiếm khi có cơ hội sửa chữa các vấn đề tiềm ẩn về quy trình, gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc. Đối với một số bộ phận, chuyển sang làm việc từ xa là việc bắt buộc để giải quyết các thách thức đã bị bỏ qua trước đó. Đây là cơ hội để công ty có thể cải thiện hiệu quả việc kiểm soát chi phí và chi tiêu.

Các hoạt động có thể cải thiện chi tiêu như:

• Truyền thông: Xem xét từ các công cụ được sử dụng để truyền thông đến các hội thảo trực tuyến, hãy đánh giá quá trình chi tiêu được phê duyệt..

• Quy trình hóa công việc: Trong khi chuẩn bị cho làm việc từ xa, các công ty có thể sử dụng thời gian này để quy trình hóa các công việc, từ tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới đến các chính sách chi tiêu và làm việc với nhà cung cấp.

• Tận dụng công nghệ: Hãy xem xét các công cụ “fintech” (công cụ kết hợp giữa tài chính và công nghệ) để giải quyết các thách thức mới khi chuyển sang làm việc từ xa. Ví dụ, bộ phận kế toán ở một số công ty hiện đang nghỉ vào cuối tháng, họ chạy biên chế, điều chỉnh chi phí, phê duyệt chi tiêu – tất cả đều làm tại nhà.

• Làm việc với nhà cung cấp: Một số nhà cung cấp đã đồng ý giảm giá hoặc mở rộng điều khoản thanh toán trong giai đoạn đại dịch. Doanh nghiệp có thể sử dụng thời gian này để đàm phán các điều khoản mới hoặc chọn nhà cung cấp mới.

3. Chuẩn bị cho các cuộc khủng hoảng có thể xảy ra trong tương lai

Ảnh hưởng của đại dịch đến cuộc sống kinh tế và xã hội không chắc khi nào mới kết thúc, nhưng chắc chắn là sẽ mất một thời gian để các hoạt động kinh doanh trở lại như bình thường. Các doanh nghiệp được khuyến khích tiếp tục tìm kiếm những giải pháp mới để sẵn sàng đương đầu với khủng hoảng có thể xảy ra trong tương lai.

Để chuẩn bị tốt nhất cho các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra, các doanh nghiệp nên bắt đầu đưa ra giải pháp cho cách quản lý chi tiêu, như:

• Dự trù ngân sách và thực hiện dự báo cho các tình huống tốt nhất hay tồi tệ nhất.

• Tính toán các mô hình khác nhau cho từng trường hợp.

• Tăng kiểm soát nội bộ để giám sát chi tiêu, chẳng hạn như tăng cường thêm các bộ phận phê duyệt đơn đặt hàng, CFO hay ban giám đốc sẽ là người kiểm duyệt cuối cùng cho tất cả chi tiêu nguyên vật liệu.

• Thường xuyên tiến hành đánh giá các báo cáo chi tiêu để phân tích mức độ chênh lệch.

• Tìm kiếm thêm các nhà cung cấp khác.

• Xem xét các chi tiêu định kỳ và đánh giá những gì có thể được cắt giảm.

4. Đổi mới quy trình khi làm việc từ xa

Không ai biết khi nào chúng ta sẽ hoàn toàn trở lại văn phòng làm việc. Lúc này, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể đầu tư vào các công cụ giúp dễ dàng vận hành và cải thiện năng suất làm việc từ xa, bao gồm cả quản lý chi tiêu. Các văn bản bằng giấy hay phê duyệt bằng lời cho chi tiêu sẽ không còn nữa.

5. Lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP)

Mặc dù các doanh nghiệp vừa và nhỏ có vai trò to lớn trong nền kinh tế, nhưng nhiều người trong số họ vẫn không có sự chuẩn bị tốt để giải quyết các thách thức. Một báo cáo năm 2011 cho thấy 59% các cửa hàng nhỏ không có kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan - BCP). Nghiên cứu còn cho thấy 21% các công ty dịch vụ chuyên nghiệp không nghĩ rằng mình cần một kế hoạch kinh doanh liên tục.

Nếu bạn là một CFO đã trì hoãn thực hiện BCP thì bây giờ là thời điểm tốt để soạn thảo chúng. Một BCP có cấu trúc tốt và được suy nghĩ cẩn thận có thể giúp bạn vượt qua cơn bão hiện tại và trở nên mạnh mẽ hơn. Và một trong những lĩnh vực mà bạn cần có kế hoạch liên tục chính là quản lý chi tiêu.

Hãy biến mối đe dọa từ giai đoạn suy thoái này thành cơ hội để các CFO có thể điều chỉnh lại mọi thứ và sẵn sàng cho bất kỳ thách thức nào trong tương lai.